Kasse, Warenwirtschaft, Buchhaltung: warum jede eine andere Zahl nennt
Jede Quelle zählt etwas anderes: die Kasse gebongte Bons, die Warenwirtschaft gebuchte Belege, die Buchhaltung Belege mit Original und korrekter Steuer. Eine Abweichung ist für sich kein Fehler, sondern die Folge unterschiedlicher Periodengrenzen, Rundungen und fehlender Belege. Die Frage lautet nicht, wer recht hat, sondern was genau abweicht.
Die klassische Szene zum Monatsende: der Betriebsleiter nennt eine Summe, die Warenwirtschaft eine zweite, die Buchhaltung eine dritte. Jeder zeigt seinen Bildschirm, und jeder hat recht.
Sie haben tatsächlich alle recht. Sie zählen Verschiedenes.
Was jede Quelle zählt
Die Kasse - Umsatz aus gebongten Bons eines Kalendertags, abzüglich Stornos und Rabatte.
Die Warenwirtschaft - gebuchte Belege: Rechnungen, Abschreibungen, Umlagerungen. Ein nicht gebuchter Beleg existiert für sie nicht.
Die Buchhaltung - Belege mit Original und korrekter Steuer. Eine Rechnung ohne Papier taucht in ihrer Aufstellung nicht auf.
Der Betriebsleiter - was er erinnert: den Schichtabschluss, ein Gespräch mit dem Lieferanten, einen zugesagten Rabatt.
Woher die Abweichungen kommen
Die Periodengrenze. Lieferung am 31., Beleg kommt am 2. Für die Warenwirtschaft ist das der alte Monat, für die Buchhaltung der neue.
Den Beleg hat niemand. Die Mail mit der Rechnung ging verloren, die Ware steht im Regal, der Beleg fehlt.
Den Beleg gibt es zweimal. Eine Lieferung, zwei Rechnungen mit verschiedenen Nummern - der Bestand wuchs um eine Summe, die es nie gab.
Verschiedene Gegenstände. Die Aufstellung der Buchhaltung umfasst oft nur Lebensmittel, ohne Non-Food, und in Netto-Beträgen.
Eine Dublette sieht nicht wie ein Fehler aus: beide Rechnungen sind korrekt, die Nummern verschieden. Übereinstimmen Lieferant, Datum, Summe und Positionen. Zum Fall.
Wie das geschlossen wird
Abgleich ist keine Schuldsuche, sondern das Sortieren der Abweichungen in drei Körbe: bei uns und nicht bei der Buchhaltung, bei der Buchhaltung und nicht bei uns, beides vorhanden mit unterschiedlicher Summe. Jeder Korb hat sein Verfahren, und jede Zeile hat einen Namen.
Besser wird das laufend sortiert als am Ersten. Dann bleibt zum Abschluss eine kurze Liste statt eines Abends mit Tabellen - siehe Seite zum Monatsabschluss.
Was diese Woche zu tun ist
Prüfen, ob alle Rechnungen des Vormonats in der Warenwirtschaft angekommen sind - nach Nummern, nicht nach Gefühl.
Lücken in der Nummerierung fester Lieferanten suchen: eine fehlende Nummer bedeutet oft einen verlorenen Beleg.
Eine Woche Kasse mit der Warenwirtschaft vergleichen und zu jeder Differenz den Grund notieren. Es sind meist drei bis vier, und sie wiederholen sich.
Welche Abweichung gilt als normal?
Eine erklärbare: verschobene Periodengrenze, Rundung, anderer Gegenstand. Eine unerklärte Abweichung wird unabhängig von der Höhe untersucht.
Warum stimmt die Aufstellung der Buchhaltung nicht mit der Warenwirtschaft?
Meist weil sie nur Lebensmittel und Netto-Beträge enthält, während die Warenwirtschaft auch Non-Food und Bruttobeträge führt.
Wie erkennt man eine doppelte Rechnung?
Nicht an der Nummer. An Lieferant, Datum, Summe und Positionen. Dubletten kommen meist mit verschiedenen Nummern.