Kase, uzskaite, grāmatvedis: kāpēc katram ir savs skaitlis
Katrs avots skaita savu priekšmetu: kase - izsistos čekus, uzskaite - grāmatotos dokumentus, grāmatvedis - dokumentus ar oriģināliem un PVN. Atšķirība pati par sevi nav kļūda, bet gan sekas dažādām perioda robežām, noapaļojumiem un trūkstošiem dokumentiem. Jautājums nav, kuram taisnība, bet kas tieši atšķiras.
Klasiskā mēneša noslēguma aina: vadītājs nosauc vienu summu, uzskaites sistēma otru, grāmatvedis trešo. Katrs rāda savu ekrānu, un katram ir taisnība.
Taisnība tiešām ir katram. Viņi skaita dažādas lietas.
Ko skaita katrs avots
Kase - ieņēmumus pēc izsistajiem čekiem par kalendāro dienu, ar atgriezumiem un atlaidēm.
Uzskaites sistēma - grāmatotos dokumentus: pavadzīmes, norakstījumus, pārvietojumus. Dokuments, kas nav grāmatots, tai neeksistē.
Grāmatvedis - dokumentus ar oriģināliem un korektu PVN. Pavadzīme bez papīra viņa izrakstā neparādīsies.
Vadītājs - to, ko atceras: maiņas slēgšanu, sarunu ar piegādātāju, apsolīto atlaidi.
No kurienes rodas atšķirības
Perioda robeža. Piegāde 31. datumā, dokuments atnāca 2. datumā. Uzskaitei tas ir vecais mēnesis, grāmatvedim jaunais.
Dokumenta nav nevienam. Vēstule ar pavadzīmi pazuda pastā, prece plauktā ir, dokumenta nav.
Dokuments ir divreiz. Viena piegāde, divas pavadzīmes ar dažādiem numuriem - atlikums pieauga par summu, kuras nebija.
Dažādi priekšmeti. Grāmatveža izraksts bieži ir tikai par produktiem, bez saimniecības precēm un bez PVN.
Dublikāts neizskatās pēc kļūdas: abas pavadzīmes ir korektas, numuri dažādi. Sakrīt piegādātājs, datums, summa un rindas. Gadījuma apskats.
Kā tas tiek noslēgts
Salīdzināšana nav vainīgā meklēšana, bet atšķirību sašķirošana trīs grozos: ir pie mums un nav pie grāmatveža, ir pie grāmatveža un nav pie mums, ir abiem, bet summas atšķiras. Katram grozam savs veids, un katrai rindai atbildīgā vārds.
Labāk tos šķirot dokumentiem ienākot, nevis pirmajā datumā. Tad uz noslēgumu paliek īss saraksts, nevis vakars ar tabulām - sk. mēneša noslēguma lapu.
Ko izdarīt šonedēļ
Pārbaudīt, vai visas pagājušā mēneša pavadzīmes nonāca uzskaitē - pēc numuriem, nevis pēc sajūtas.
Atrast numerācijas robus pastāvīgajiem piegādātājiem: izlaists numurs bieži nozīmē pazudušu dokumentu.
Salīdzināt vienu kases nedēļu ar uzskaiti un pierakstīt katras starpības iemeslu. Iemeslu parasti ir trīs četri, un tie atkārtojas.
Kāda starpība uzskatāma par normālu?
Izskaidrojama: nobīdīta perioda robeža, noapaļojums, cits priekšmets. Neizskaidrota starpība jebkurā apmērā tiek izmeklēta.
Kāpēc grāmatveža izraksts nesakrīt ar uzskaiti pēc summas?
Visbiežāk tāpēc, ka tajā ir tikai produkti un summas bez PVN, bet uzskaitē vēl saimniecības preces un pilnas summas.
Kā noķert dublētu pavadzīmi?
Nevis pēc numura. Pēc piegādātāja, datuma, summas un rindām. Dublikāti parasti pienāk ar dažādiem numuriem.