Касса, учёт, бухгалтер: почему у каждого своя цифра
Каждый источник считает свой предмет: касса - пробитые чеки, учёт - проведённые документы, бухгалтер - документы с бумажными оригиналами и НДС. Расхождение между ними - не ошибка сама по себе, а следствие разных границ периода, курсов округления и незаведённых документов. Вопрос не в том, кто прав, а в том, что именно разошлось.
Классическая сцена закрытия месяца: управляющий называет одну сумму, учётная система - вторую, бухгалтер - третью. Каждый показывает свой экран, и каждый прав.
Прав действительно каждый. Они считают разные вещи.
Что считает каждый источник
Касса - выручку по пробитым чекам за календарный день, с учётом возвратов и скидок.
Учётная система - проведённые документы: накладные, списания, перемещения. Документ, который не провели, для неё не существует.
Бухгалтер - документы с оригиналами и корректным НДС. Накладная без бумаги в его выписке не появится.
Управляющий - то, что помнит: закрытие смены, разговор с поставщиком, обещанную скидку.
Откуда берутся расхождения
Граница периода. Поставка 31-го, документ пришёл 2-го. У учёта это старый месяц, у бухгалтера - новый.
Документа нет ни у кого. Письмо с накладной потерялось в почте, товар на складе есть, документа нет.
Документ есть дважды. Одна поставка, две накладные с разными номерами - склад вырос на сумму, которой не было.
Разные предметы. Выписка бухгалтера часто идёт только по продуктам, без хозтоваров, и суммы без НДС.
Дубль не выглядит как ошибка: обе накладные корректные, номера разные. Совпадают поставщик, дата, сумма и строки. Разбор кейса.
Как это закрывается
Сверка - не поиск виноватого, а раскладка расхождений по трём корзинам: есть у нас и нет у бухгалтера, есть у бухгалтера и нет у нас, пара есть - суммы разные. Каждая корзина разбирается своим способом, и у каждой строки есть имя ответственного.
Разбирать их лучше по мере прихода документов, а не первого числа. Тогда к закрытию остаётся короткий список, а не вечер за таблицами - об этом страница закрытия месяца.
Что сделать на этой неделе
Проверить, все ли накладные за прошлый месяц попали в учёт - по номерам, а не по ощущению.
Найти пропуски в нумерации у постоянных поставщиков: пропущенный номер часто означает потерянный документ.
Сравнить одну неделю кассы с учётом и записать причину каждой разницы. Причин обычно три-четыре, и они повторяются.
Какое расхождение считать нормальным?
Нормальным считается объяснимое: сдвиг границы периода, округление, разный предмет. Необъяснимое расхождение любого размера разбирается.
Почему выписка бухгалтера не сходится с учётом по сумме?
Чаще всего потому, что в ней только продукты и суммы без НДС, а в учёте ещё хозтовары и полные суммы.
Как поймать дубль накладной?
Сравнивать не номера, а поставщика, дату, сумму и строки. Дубли обычно приходят с разными номерами.