Rechnungen gelangen von selbst nach Syrve, bereits geprüft
E-Mails von Lieferanten, elektronische Rechnungen und Fotos von Belegen werden noch in derselben Stunde zu Rechnungen. Jede Zeile wird Ihrem Artikelstamm zugeordnet, Summen, Einheiten und Nummern werden vor der Buchung geprüft.
Die manuelle Erfassung kostet mehr, als es scheint
Es sind nicht nur die Stunden. Ein Erfassungsfehler verteilt sich über den Wareneinsatz und taucht am Monatsende auf.
Der Weg des Belegs: von der E-Mail bis zur Buchung
Vier Schritte laufen ohne Menschen. Der Mensch kommt dort, wo der Beleg nicht aufgeht.
Annahme
Der Beleg erreicht das System in derselben Stunde, egal auf welchem Weg er kam.
Erkennung
Kopf, Stammdaten und alle Zeilen werden gelesen - in vier Sprachen, handschriftliche Vermerke eingeschlossen.
Zuordnung
Jede Zeile wird einem Artikel Ihres Stamms und der Einheit zugeordnet, in der Sie rechnen.
Kontrolle
Bevor der Beleg in die Bücher geht, durchläuft er Arithmetik und den Abgleich mit der Historie.
Ein Beleg geht nicht in die Bücher, solange er nicht aufgeht
Wir glauben der Erkennung nicht aufs Wort. Jede Rechnung durchläuft Arithmetik und den Abgleich mit den Stammdaten, und eine strittige Zeile wartet auf den Menschen - mit Markierung dessen, was genau abwich.
Prüfung statt Vertrauen ins Modell
Der erkannte Wert wird gegen die Arithmetik des Belegs und die Lieferhistorie geprüft. Eine Zahl, die beide Prüfungen nicht besteht, gelangt nicht in die Bücher.
Genau hier ist ein Fehler teuer
Eine am Eingang verwechselte Einheit verteilt sich über die Kosten aller Gerichte mit dieser Zutat. Sie in der Rechnung zu fangen ist billiger, als sie im geschlossenen Monat zu suchen.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen
Das System zeigt, was abwich, und schlägt eine Korrektur vor. Automatisch wird nichts überschrieben - und ohne Bestätigung geht nichts nach Syrve.
Vier Wege, einen Beleg zu schicken
Lieferanten müssen nichts ändern - sie schicken weiter genau das, was sie vorher schickten.
Weiterleitung der Rechnungen an eine eigene Adresse. Der Hauptkanal - mehr als die Hälfte aller Belege kommt so.
PEPPOL und E-Rechnung
Strukturierte elektronische Rechnungen - sie kommen ohne Erkennung, direkt als Zeilen.
Foto bei der Annahme
Eine Aufnahme des Belegs im Moment der Annahme - die Digitalisierung läuft, während der Wagen noch an der Tür steht.
Telegram-Bot
Fotos und PDFs von Rechnungen an einen Bot - für Standorte, an denen E-Mail unpraktisch ist.
Was der Finanzchef rechnet
Digitalisierung misst sich nicht an der «Modellgenauigkeit», sondern an den Kosten je Beleg und der Zahl der Fehler, die in die Bücher gelangt sind.
Ein Restaurant über den ersten Monat: 310 Belege von 24 Lieferanten, vier Sprachen.
Erkennungsqualität nach Kanal
Wohin die Belege gehen
310 Belege im Monat - was aus ihnen wurde.
Vier Belege warteten auf einen Menschen: zwei Dubletten und zwei Zeilen mit Einheitenproblem. Keiner gelangte fehlerhaft in die Bücher.
Die Belege bleiben Ihre
Schreiben in Syrve erst nach Freigabe
Einstellungen und Stammdaten ändern wir nicht. In die Bücher geht nur die Rechnung selbst - und erst nach Bestätigung.
Der Scan liegt bei der Rechnung
Original-E-Mail und Datei sind aus dem Beleg erreichbar - bei einer Prüfung gibt es etwas zu zeigen.
Verarbeitung in der EU
Belege verlassen den europäischen Raum nicht; Aufbewahrungsfristen und Subprozessoren sind veröffentlicht.
Was wir lesen
Eine Adresse je Restaurant
Der Lieferant schickt die Rechnung wie bisher, und eine Regel in Ihrem Postfach kopiert die E-Mail an die Eingangsadresse. Weder Lieferant noch Buchhalter müssen umlernen.