Warum KI keine Frage zu Ihrem Restaurant beantworten kann
Weil die Daten in getrennten Systemen liegen: Umsatz in der Kasse, Einkauf in der Warenwirtschaft, Schichten im Dienstplan, Rechnungen im Postfach, und ein Teil der Zahlen nur im Kopf des Betriebsleiters. Keines dieser Systeme sieht die anderen, und jede Frage über zwei von ihnen bleibt offen.
«Warum ist die Marge im August gesunken?» - darauf antwortet ein Restaurant meist eine Woche später und ungefähr. Nicht weil niemand rechnen kann. Sondern weil die Antwort aus vier Quellen zusammengesetzt wird und keine davon die übrigen drei kennt.
Wo die Daten liegen
Umsatz - in Kasse und Warenwirtschaft: was verkauft wurde, zu welchem Preis, an welchem Tag.
Einkauf - in den Rechnungen: was kam, zu welchem Preis, von wem.
Kosten - in den Rezepturen: wie viel Rohware in ein Gericht geht.
Schichten - im Dienstplan: wer gearbeitet hat und wie lange.
Belege - im Postfach: Lieferantenmails, E-Rechnungen, Fotos.
Jede Quelle hat auf ihre Art recht. Das Problem beginnt dort, wo die Frage eine Grenze überschreitet: für eine Aussage zur Marge müssen Umsatz, Einkauf und Rezepturen zusammenkommen - und alle drei müssen dieselbe Position meinen.
Drei Gründe, warum die Antwort nicht entsteht
Eine Ware heißt dreimal anders. «Sahne 33% 1 l», «Sahne Valmiera», «Schlagsahne 33» - für das System sind das drei Waren, und die Preishistorie zerfällt in drei Stücke.
Die Einheiten passen nicht. Der Lieferant verkauft die Kiste, das Lager rechnet in Kilo, die Rezeptur in Gramm. Ohne Gebindefaktor sind die Zahlen nicht vergleichbar.
Der Preis hängt davon ab, welchen Preis man gefragt hat. Gleitender Durchschnitt und letzter Einkaufspreis sind verschiedene Zahlen, und der Abstand kann ein Vielfaches betragen.
Was da sein muss, damit der Assistent antwortet
Zwischen den Systemen des Betriebs und dem Modell braucht es eine Schicht, die alles auf eine Form bringt: eine Ware, ein Datensatz, eine Einheit, eine Preishistorie. Auf dieser Schicht wird «warum ist die Marge gesunken» von einer Recherche zu einer Abfrage.
Waren sind zusammengeführt und dem Warenstamm zugeordnet;
Einheiten und Gebinde sind auf die Basiseinheit umgerechnet - Kilo, Liter, Stück;
die Preishistorie ist lückenlos und einem Lieferanten zugeordnet;
Umsatz, Abschreibungen und Bestand werden für denselben Zeitraum gelesen wie der Einkauf.
Erst danach hört der Assistent auf, allgemein zu antworten. Wie das bei uns aussieht, steht auf der Assistenten-Seite, die Liste der Quellen unter Integrationen.
Ein Test in fünf Minuten
Nehmen Sie eine Position, die Sie ständig kaufen, und beantworten Sie drei Fragen: wie hoch war der Kilopreis im Juni, wie hoch ist er jetzt, und wie viele Portionen dieser Ware wurden im selben Monat verkauft. Dauert das länger als fünf Minuten und zwei Exporte, sind die Daten nicht zusammengeführt.
KI-AssistentIntegrationenWarum beantwortet der Assistent der Kasse keine Frage zum Wareneinsatz?
Die Kasse kennt den Umsatz, aber weder Einkaufspreise noch Rezepturen. Die Antwort braucht Daten aus drei Systemen.
Müssen wir die Warenwirtschaft wechseln, damit KI funktioniert?
Nein. Das System bleibt. Es fehlt eine Schicht, die seine Daten mit den übrigen Quellen zusammenführt.
Wie lange dauert das Zusammenführen?
Die Arbeit steckt in Warenstamm und Einheiten. Danach wächst die Preishistorie von selbst, mit jedem neuen Beleg.