Wie lange es dauert, eine einzige Zahl zu erfahren
Eine einfache Frage wie «wie viel haben wir im August für Fleisch zu viel gezahlt» läuft durch Postfach, Warenwirtschaft, Export und Tabelle. Das dauert eine halbe Stunde bis einen halben Tag, und die Antwort kommt, wenn die Entscheidung ohne sie gefallen ist. Es liegt nicht an der Qualifikation.
Fragen Sie Ihren Betriebsleiter, wie viel im August für Fleisch zu viel gezahlt wurde. Er wird nicht sofort antworten - und das liegt nicht an der Qualifikation.
Der Weg einer Frage
Die Augustrechnungen im Postfach finden - teils vom Lieferanten, teils von der Buchhaltung weitergeleitet.
Die Fleischzeilen herausziehen: die Lieferanten benennen Waren verschieden, das geht nur mit den Augen.
Preise auf Kilo bringen: hier eine Kiste, dort ein Vakuumbeutel mit 2.4 kg.
Den Preis des Vormonats suchen, um vergleichen zu können.
Die Monatsmenge ermitteln und mit der Differenz multiplizieren.
Jeder Schritt bietet Raum für Fehler, und keiner bleibt erhalten: in einem Monat beginnt dasselbe von vorn.
Warum das teurer ist, als es aussieht
Die Zeit geht in die Vorbereitung der Entscheidung, nicht in die Entscheidung. Ein halber Tag für die Zahl, fünf Minuten für den Schluss.
Die Frage wird seltener gestellt, als sie sollte. Kostet eine Antwort einen halben Tag, hört man auf zu fragen - und entscheidet nach Gefühl.
Die Antwort veraltet. Während die Zahl entstand, kamen neue Rechnungen.
Die manuelle Kontrolle bricht zuerst. Nicht aus Unwissen, sondern weil abends keine Stunde mehr dafür bleibt.
Was sich ändert, wenn die Zahl schon da ist
Die Frage hört auf, ein Projekt zu sein. Der Preis liegt bereits je Kilo vor, die Historie ist lückenlos, die Menge bekannt - es bleibt zu fragen. Die Antwort dauert Sekunden, also wird gefragt, wenn es nötig ist, und nicht, wenn jemand Zeit findet.
Die zweite Folge wiegt schwerer als die erste: es fragen jene, die vorher nicht konnten. Ein neuer Betriebsleiter, die Küchenleitung, der Inhaber des zweiten Hauses.
Prüfen Sie sich
Sechzehn Fragen dazu, wie Einkaufs- und Kostenkontrolle in Ihrem Betrieb tatsächlich funktionieren - eine Checkliste für zehn Minuten. Was die Tarife enthalten, steht auf der Preisseite.
Checkliste zur SelbstprüfungPreiseWarum dauert eine einfache Frage einen halben Tag?
Weil die Zahl von Hand aus vier Quellen zusammengesetzt wird und jeder Schritt bei der nächsten Frage von vorn beginnt.
Lässt sich das mit einer Regelung lösen?
Teilweise. Eine Regelung hilft, solange Zeit da ist. Kontrolle bricht am Zeitmangel, nicht am Wissen.
Womit beginnen wir bei mehreren Systemen?
Mit den Belegen: sie tragen Preis, Einheit und Lieferanten. Die übrigen Quellen hängen sich an eine bereits zusammengeführte Historie.