Mēneša slēgšana - kontrolsaraksts, nevis meklēšana
Mēnesis tiek slēgts laikā, un tā skaitļi sakrīt ar grāmatvedības skaitļiem. Neatbilstības izskata, tiklīdz pienāk dokumenti - līdz mēneša pirmajam datumam paliek īss saraksts ar vārdiem, nevis vakars pie tabulām.
Demonstrācijas dati. Jūsu restorānam nosacījumi ir tie paši, skaitļi savi.
Kontroles cikla sestais solis - tas, kas velk kopsummu
Viss cikls sākumlapāViss, ko komanda mēneša laikā izskatīja - apstrīdētas cenas, noņemti dublikāti, izlīdzinātas noliktavas - saskaitās vienā aizsargātās maržas skaitlī. To saņem īpašnieks.
Apstiprinātās cenas, pieņemtie neatbilstību cēloņi un piegādātāju noteikumi pāriet jaunajā periodā. Cikls sākas no jauna, bet ar mazāk jautājumiem.
Kas mainās finanšu direktoram un noliktavas pārzinim
Tas pats darbs, bet tam parādās termiņš, atbildīgais un skaitlis.
Demonstrācijas dati - pārbaudes ir tās pašas, jūsu skaitļi būs savi.
Vārds „salīdzināšana“ nozīmē divas dažādas lietas
Tās nedrīkst jaukt: tām ir atšķirīga rinda, periods un rezultāts.
Redzams, kas aiztur mēnesi - un ar ko pie viņa iet
Pieci nosacījumi, katram savs statuss. Vadītājs nejautā „kā sokas ar slēgšanu“, bet redz neizpildīto nosacījumu, summu un atbildīgo.
Perioda slēgšana atskaitēm ir neatgriezeniska, tāpēc klusām mēs to nedarām. Sistēma novada kontrolsarakstu līdz nullei un pajautā.
Visi perioda dokumenti atpazīti, sasaistīti un iegrāmatoti. Neslēgtie paliek sarakstā.
Pārskaitīšana pa noliktavām ir sistēmā - bez tās grāmatvedības atlikumu nav ar ko salīdzināt.
Iepirkumu un uzskaites izņēmumi slēgti ar lēmumu: apstrīdēts, pieņemts, izlabots.
Norakstīšanas akti mūsu sistēmā sakrīt ar iegrāmatotajiem uzskaites sistēmā.
Salīdzināšanas atlikums slēgts: katrai rindai ir cēloņa klase vai verdikts.
Inventarizāciju augšupielādēja - analīze gatava pēc minūtes
Nevis „augšupielādējiet un skatieties tabulu“. Sistēma pati pasaka, ko pārskaitīt, kuru pavadzīmju trūkst un ko pajautāt grāmatvedei.
Pieņemam Syrve izgūšanu un pārskaitīšanas failu. Inventarizācijas veidlapa paliek uzskaites sistēmā - to mēs neveidojam.
Neatbilstība pārsniedz pielaidi un nav izskaidrojama ne ar pārvietošanu, ne ar tehnoloģisko karti. Visbiežāk tā ir pašas pārskaitīšanas kļūda - pārbaudīt ir lētāk nekā norakstīt.
Mīnuss pozīcijās sakrīt ar piegādēm, kuru nav uzskaitē: vēstules pienāca, dokumenti nav iegrāmatoti. Kamēr to nav, grāmatvedības atlikums noteikti ir mazāks par faktisko.
Deviņās rindās neatbilstību izskaidro uzskaite, nevis noliktava: kredītrēķins, pakalpojums preces vietā, mazumtirdzniecības čeks. Pieprasījums sagatavots tekstā - atliek nosūtīt.
Noliktavas pārzinim: tas nav iztrūkums, tā ir pārvietošana
Mīnuss virtuvē un pluss bārā vienai un tai pašai pozīcijai. Agrāk to norakstīja kā divas atsevišķas problēmas - un abas nepareizi.
Pakete tiek salikta pilnībā un nosūtīta ar vienu apstiprinājumu. Uzskaites sistēmā nekas nenonāk klusām.
Izlīdzināt paketēSešpadsmit pāri ir sešpadsmit pārvietošanas. Pa vienai tas ir tas pats roku darbs, tikai citā logā.
Pirmais posms. Šobrīd pieejama pāru izlīdzināšana paketē. Pārējās izskatīšanas darbības - norakstīt, pārskaitīt, izpētīt - tiek izstrādātas.
Mēneša skaitlis sakrīt ar grāmatvedību par 94-99%
Tas ir izmērīts divpadsmit slēgtos periodos, nevis solīts. Atlikums nav sabērts „nesakrīt“: katrai rindai ir cēloņa klase, tāpēc strīds ar grāmatvedi aizņem minūtes.
Pāri veidojas stingri viens pret vienu ar vērtējumu, tāpēc vienu pavadzīmi nevar slēgt ar divām rindām.
Nevis vispārīgs saraksts „nesakrīt“, bet četri cēloņi, pie katra skaidrs, ko darīt.
Dokumentu numuri neatkārtojas nekad, bet piegādātāji - pastāvīgi. Tāpēc noteikums tiek atcerēts pie piegādātāja.
Cēlonis tiek atcerēts pie piegādātāja, nevis pie dokumenta. Atlikumā ir 52 rindas par četriem mēnešiem un neviena atkārtota numura: piegādātāji atkārtojas, dokumenti - nekad.
Salīdzināšana ar grāmatvedību bez integrācijas
Grāmatvede atsūta savu grāmatojumu izgūšanu - mēs to salīdzinām ar pavadzīmēm sistēmā pēc piegādātāja, numura un summas, viens pret vienu. Grāmatvedības programmu pieslēgt nav vajadzīgs, un vienoties ar tās izstrādātāju arī ne.
Jebkura garuma periods. Izgūšanas formātu mainīt neprasām - ņemam to, ko grāmatvede jau veido.
Dokuments iegrāmatots sistēmā, bet grāmatojumos nav nonācis. Kamēr grāmatvedei tā nav, mēneša izmaksas ir samazinātas.
Pavadzīme līdz mums nav nonākusi - saņemšanas kanāls to palaida garām. Tātad cenu pārbaudēs tā arī nepiedalījās.
Lielākā neatbilstības puse, un cēloņa klases tai pagaidām nav: rinda redzama salīdzināšanā, to izskata cilvēks. „Atrodam jebkuru neatbilstību“ mēs nesolām.
Automātiskas izgūšanas uz Jumis, 1C un DATEV pagaidām nav - salīdzināšanai tā nav vajadzīga.
Divi izejošie dokumenti
Nosūtīšana ir nosacījums atskaitē, nevis bloķētājs: ķeksītis blakus salīdzināšanai, pēc noklusējuma izslēgts. Lemj grāmatvede.
Ko mēs no viņa saņēmām mēneša laikā - ar numuriem, datumiem un summām. Ar šo dokumentu strīds pārvēršas divu sarakstu salīdzināšanā.
Ko mēs iegrāmatojām pret to, kas ir pie viņas. Neatbilstības jau sadalītas pa cēloņu klasēm, no nulles izskatīt nav jāsāk.
Trīs dažādi solījumi
Slēgšana skar trīs cilvēkus, un vienā rindkopā tas nesavelkas.
Salīdzināšana ar izgūšanu, atlikums pa cēloņiem, slēgšanas kontrolsaraksts. Slēgšana pārstāj būt meklēšana.
Inventarizācija, noliktavu izlīdzināšana, iztrūkumi ar pozīciju nosaukumiem, nevis „neatbilstība noliktavā“.
Viens skaitlis par mēnesi un fakts, ka periods slēgts laikā, nevis ar atpakaļejošu datumu.